北京师范大学珠海分校公文处理办法（试行）

第一章 总 则

第一条为使我校公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条学校的公文，是学校实施领导、处理校务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条公文处理指公文拟制、办理、管理、立卷和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第二章 公文主要种类

第五条《国家行政机关公文处理办法》规定了十三类十三种公文，适用于我校的有以下十类十种：

（一）“决定”，适用于对重要事项或重大行动做出安排。

（二）“通告”，适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（三）“通知”，适用于发布规章，批转校内各单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求校内有关单位需要周知或共同执行的事项。

（四）“通报”，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（五）“报告”，适用于向学校或学校向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。

（六）“请示”，适用于向学校或学校向上级请求指示、批准。

（七）“批复”，适用于答复校内各单位的请示事项。

（八）“意见”，适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）“函”，适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）“会议纪要”，适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 行文规则

第六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第七条学校各单位，一般不能直接对外行文。但下列情况例外：上级领导机关的职能部门要求我校职能部门直接行文的；非隶属关系的平行单位之间的一般业务联系和知照性通知；对一般性来函的函复。

第八条凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的校内事务性问题，不必行文。

第九条对外的公文，应由相应职能部门拟稿和会签，由学校办公室核稿，由学校主管校领导签发。

第十条请示应同报告严格分开，一文一事。请示的问题如涉及其他部门，主办单位应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报。凡未经协商会签，以及协商后仍有分岐而未作说明文件，学校将退回原呈报单位。

第十一条“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。

第十二条除特殊情况外，行文一般不直接送交校领导，应交由学校办公室转送，按规定应由主管职能部门审核的请示事项，不得越过主管职能部门直接向校领导请示。

第四章 公文办理

第十三条收文办理

收文办理指对收到的公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、分办、拟办、批办、承办、催办等程序。

（一）来文可按办件、阅件进行分类。办件一般包括上级主管部门对学校的指示、通知，学校各单位的请示、报告，同级单位需要答复的来文。阅件一般包括抄送文件、简报、资料和不需要本单位办理的其他参阅文件。

（二）需要办理的公文应根据来文内容，由学校办公室分送给有关部门办理或呈主管校领导批示后办理。需要呈主管校领导批办的公文，主管校领导应对公文如何办理、公文承办单位或承办人等作出明确批示，紧急公文还应明确承办期限。

（三）需要传阅的公文，学校办公室应根据文件规定的阅读范围或校领导批示，安排传阅。

（四）已由校领导批办的公文，由学校办公室送交承办单位或承办人，同时应根据领导批示的时限要求，对承办单位或承办人进行督促催办，以防止拖延积压或漏办。

（五）承办单位或承办人接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的公文，应迅速退回学校办公室并说明理由。

（六）凡涉及其他单位的事宜，主办单位应主动与相关单位协商、会签，相关单位应积极协作配合。

第十四条发文办理

发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、登记、发送等程序。

（一）草拟公文的要求

1.公文要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的规定或办法，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

2.行文所依据的事实要确实，行文的指导思想和解决问题的主要意见、原则、方针、措施要明确，办理事项的时间、地点、范围、原因、理由要交代清楚。

3.联合行文要经过反复协商，如有关单位意见仍不一致，应当向学校如实反映，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，学校办公室有权责令纠正或撤销。

（二）公文审核

公文在呈校领导审批签发前，应由学校办公室或由学校办公室会同有关部门进行审核。审核的重点是：

1.是否需要行文，行文的名义、公文种类是否适当。

2.文稿内容与法律、法规以及上级机关的有关规定是否一致，与学校有关规定有无矛盾。

3.依据的事实是否充分、确实，政策、措施和要求是否明确具体、切实可行。

4.处理程序是否完备，涉及其他单位的问题是否协商一致，行文关系及公文格式是否符合规定。

5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

审核时如发现有不妥之处，必须进行修改。属于重要的原则性问题，应退回公文原呈送单位修改。不必行文的，应呈主管校领导批准后通知呈送单位。

（三）公文签发

1.政策性强、涉及面广的重要公文，由校长或由校长授权副校长签发。

2.内容属于副校长分管范围的公文，可由分管副校长签发；如同时涉及其他副职领导分管范围的，应先送其他副职审核会签。

第五章 公文立卷、归档和销毁

第十五条公文办理完毕，应根据《档案法》和学校有关规定，及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。

第十六条公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以便保管和利用。电报传真随同文件一起立卷。

第十七条案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期移交学校档案馆归档。个人不得保存应当归档的公文。

第十八条没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，确保不丢失、不漏销。

第六章 附 则

第十九条本办法由学校办公室负责解释。

第二十条本办法自公布之日起施行。